北京中国农业科学院农业发展基金会档案管理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为了规范北京中国农业科学院农业发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理，根据《档案法》《基金会管理条例》《北京中国农业科学院农业发展基金会章程》，结合实际，制定本办法。

　　第二条 办公室负责基金会档案管理工作。

　　第三条 本基金会档案包括文书档案、财务档案和项目档案。办公室负责文书档案的整理归档，财务部门负责财务档案的整理归档，项目部门负责项目档案的整理归档。

　　第四条 各部门及工作人员应及时整理档案，按年度移交办公室统一保管，不得毁损、散失和泄密。基金会档案由中国农业科学院档案保管部门保存。

　　第五条 工作人员应根据业务规律和特点收集相关资料，保证资料完整(各种附件一律不准抽存)，并及时归档。工作变动或离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第二章 归档范围

　　第六条 文书档案应长期保存，归档范围包括：

　　1、上级部门下发的文件；

　　2、基金会上报的各类工作计划、总结、报告、请示及批复；

　　3、理事会等会议文件、纪要、记录、决定、讲话等；

　　4、规章制度、信息公开材料等；

　　5、人事档案、工资等；

　　6、其他应归档的资料。

　　第七条 会计档案应永久保存，归档范围包括：

　　1、会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料；

　　2、预算、决算报表、年度统计报表；

　　3、年检的财务报告、审计报告和其它财务报告；

　　4、专项基金、捐赠情况统计表等统计报表；

　　5、投资计划、投资建议等；

　　6、会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册；

　　7、其他应归档的资料。

　　第八条 项目档案应长期保存，归档范围包括：

　　1、与基金会洽商捐赠事项的往来信函、信件；

　　2、与基金会签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等；

　　3、立项审批表、实施方案、完成材料、评估材料等；

　　4、其他应归档的资料。

　　第三章 立卷要求

　　第九条 办公室要根据要求建立档案目录，各部门要按业务分类整理相关资料，装订成册。

　　第十条 立卷人要保证卷内资料的完整、有效和有机联系。财务档案要执行财务相关制度。其他业务档案应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。

　　第十一条 卷内文件目录放在卷首，其他文件材料按顺序，依次编写页号。

　　第十二条 档案装订应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。

　　第四章 档案借阅、移交和销毁

　　第十三条 理事长、副理事长、秘书长、副秘书长可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　第十四条 其他人员需借阅档案时，需提交档案借阅申请，由秘书长审批。

　　第十五条 档案借阅者要爱护档案，保持整洁，严禁涂改。注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　第十六条 档案移交和销毁都要填写清册，认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由秘书长审批，办公室专人监交、监销。

　　第五章 附则

　　第十七条 本办法经2020年4月30日第一届二次理事会表决通过，自通过之日起执行。

　　第十八条 本办法由理事会负责解释。